Cómo elegir el agente de carga adecuado

Elegir al transitario adecuado para apoyar sus esfuerzos de exportación nunca había sido más crítico que durante la actual y paralizante recesión, a pesar de que podría estar amainando. ¡Incluso los volcanes islandeses pueden superarse!

Seleccionar al transitario correcto puede marcar la diferencia entre clientes satisfechos e insatisfechos; una distribución eficiente y rentable de sus productos en el extranjero o un manejo descuidado y despilfarrador de los mismos. En última instancia, la persona que elija se traducirá en una mayor rentabilidad de la empresa o en un estado de resultados manchado de tinta roja.

Hablo por experiencia. Después de casi 30 años sentado en mesas de conferencias frente a literalmente decenas de cargadores de diversos tamaños, desde corporaciones multimillonarias hasta empresas con unos pocos millones en ventas, y tan diversos como empresas de mejoras para el hogar y organizaciones sin fines de lucro, creo que existen parámetros distintos que, si se respetan, beneficiarán tanto al cargador como a su agente de transporte.

Aquí hay algunas ideas sobre los criterios necesarios para elegir un transitario o, para usar el lenguaje actual del transporte, un proveedor de logística.

Prenegociaciones
Antes siquiera de entrar en negociaciones con el proveedor de logística sentado al otro lado de la mesa de conferencias, analice sus propios procedimientos de transporte y determine sus requisitos. Probablemente haya utilizado transitarios en el pasado. ¿Cuál era la razón para usar a los agentes anteriores y siguen siendo pertinentes estas razones?

¿Cuántos envíos manejará un nuevo agente? ¿Serán principalmente por mar, aire o camión? Para el transporte marítimo, ¿sus envíos consisten principalmente en cargas en contenedores o se envían como «carga fraccionada» o carga pesada? Si es por aire, ¿la mayor parte de su carga cabrá en las bodegas de los aviones de pasajeros o deberá viajar en la configuración de cubierta principal, que es más costosa? Si su carga se mueve por camión, ¿es una carga completa de camión o LTL (carga consolidada)? ¿Su carga se dirige a destinos regionales, nacionales o internacionales, o a una combinación de los tres? ¿Su carga consiste principalmente en carga de alta densidad o ligera, es decir, «ladrillos» frente a «plumas»?

Negociaciones

No deje las negociaciones únicamente en manos de su personal de tráfico, por competentes que sean. Apóyese en los conocimientos y la experiencia de otros departamentos de su empresa: finanzas, marketing, compras y tecnología de la información. También involucre a la alta dirección en las negociaciones para determinar sus prioridades. Tenga claro en su propia mente qué es lo más importante para mover su carga: el costo o el nivel de servicio.

Es importante que tome la decisión vital anterior desde el principio, porque su búsqueda es realmente la combinación adecuada de servicio y costo. Usted, el cargador, quiere lo que yo llamo la mejor «ecuación de valor» en las actividades actuales de producción y distribución de su empresa, ya sea para los eslabones de su cadena de ensamblaje o para sus clientes finales. Muchas veces me he sentado en la mesa de negociación y he escuchado diferentes puntos de vista y prioridades del grupo de tráfico de un cliente potencial, solo para enterarme 2 meses después de que la alta dirección tuviera en mente otros conjuntos de prioridades diferentes. Para obtener el mejor valor por su dólar de transporte, necesita conocer y comprender su propia ecuación de valor interna: la mejor combinación de tarifas y servicios para su empresa. Lo más importante es comunicar estos valores adecuadamente a su proveedor de servicios potencial.

Al solicitar una propuesta al transitario, insista en un lenguaje claro y preciso al describir sus servicios. Rechace aceptar generalidades vagas. Sea claro sobre lo que su empresa espera de un proveedor potencial. Cuanto mejor estén definidos sus requisitos logísticos, mejor y más específica será la propuesta del transitario.

Conozca las instalaciones físicas del transitario. ¿Cuenta con una red de oficinas nacionales e internacionales? ¿Qué tan extensa es? ¿Se encuentran las instalaciones en las áreas de Estados Unidos y en el extranjero que cubren tanto sus envíos entrantes como salientes? ¿Estas oficinas son propiedad y están operadas por el transitario, en lugar de ser operaciones de franquicia o agentes totalmente independientes?

Aunque la tecnología desempeña un papel cada vez más importante en la logística, la calidad de las personas asignadas a su negocio sigue siendo el factor más importante para garantizar el éxito de su programa de carga. ¿El proveedor de logística cuenta con una fuerza laboral capacitada y experimentada que no solo pueda mover envíos rutinarios de manera eficiente y sin complicaciones, sino que también tenga la capacidad de responder a emergencias con juicio sereno y acción decisiva?

Esta última capacidad es extremadamente importante. Nuestra empresa perdió recientemente un gran negocio porque nuestro cliente creyó que no habíamos reaccionado con la rapidez suficiente ante una situación en desarrollo. En realidad, teníamos la situación bajo control, pero desafortunadamente, el cliente entró en pánico y no confió en que supiéramos qué hacer, después de 30 años gestionando la cuenta. Por lo tanto, la contraparte es que, una vez que contrata a un proveedor de servicios por su experiencia, confíe en su juicio y no intente microgestionar su servicio.

¿Cuántos miembros del personal de su transitario manejarán su tipo de carga? ¿Cuáles son sus niveles de experiencia? ¿Cuántos tratarán directamente con su empresa y cuántos serán personal de apoyo? ¿Dónde estarán ubicados? ¿Las personas que se encargan principalmente de su negocio tienen experiencia y conocimiento de su industria y, si no, habrá un proceso de capacitación para aprender más sobre su organización? ¿Qué parte de su tiempo se dedicará a su empresa frente a otros cargadores en su lista de clientes? ¿De qué manera y con qué frecuencia se comunicará el supervisor de su cuenta con su departamento de tráfico y otros departamentos pertinentes?

¿Cómo contactará el transitario a los transportistas para el envío de su carga? ¿Será por teléfono, en línea o por correo electrónico? Un alto porcentaje de comunicación «sin contacto» al reservar envíos puede reducir costos y aumentar la eficiencia.

¿Quiénes son los transportistas preferidos del transitario?

¿Son los Maersk, Lufthansa y FedEx del mundo del transporte, o son aerolíneas, compañías navieras y empresas de transporte de carga pequeñas y marginales?

Desconfíe del transitario que afirma que los transportistas «baratos» le ahorran dinero y son igual de buenos que los principales transportistas. Sus razones pueden ser deshonestas, teniendo más que ver con engrosar sus ganancias que con mover su carga. Dicho esto, un gran transportista hoy en día no significa necesariamente que el servicio sea excelente. Pregúntele a su transitario por qué utiliza a ciertos proveedores de servicios potenciales en lugar de la «Marca X». Cuanto más sepa sobre un transitario y su forma de hacer negocios, mejor comprenderá si el consolidat es adecuado para su negocio.

Finalmente, ¿tiene el transitario la capacidad de localizar cada uno de sus envíos en cualquier momento y reportarle esta información de manera rápida y precisa?

¿Utiliza su propia tecnología para proporcionar esta información o utiliza una empresa tecnológica externa?

Implementación

Una firma en un contrato es solo el comienzo de una relación compleja, pero esperemos que satisfactoria, con uno de sus proveedores clave. No deje que la hierba crezca bajo sus pies para implementar esta nueva alianza. Después de firmar el contrato, haga que los representantes de los departamentos de su empresa que participarán en las operaciones de carga se reúnan lo antes posible con el personal del transitario asignado a su negocio. Discutan a fondo los procesos y procedimientos detallados en el nuevo acuerdo. Desarrollen un cronograma de trabajo realista al que ambas partes puedan adherirse, un cronograma que defina claramente los pasos de implementación y las responsabilidades. Circule el cronograma a los altos ejecutivos para sus comentarios y evaluación.

Tanto el cargador como el proveedor de logística viven en una sociedad cada vez más complicada y litigiosa. Elegir al transitario adecuado ayudará mucho a evitar muchos de los problemas inherentes al envío de millones de dólares en carga. Le permitirá al cargador centrar su atención en estrategias de gestión amplias y no en el trabajo minucioso de mover carga.