Escolher o Transitário Certo

Escolher o transitário certo para apoiar os seus esforços de exportação nunca foi tão importante como durante a atual recessão devastadora — apesar do facto de esta poder estar a abrandar. Até os vulcões da Islândia podem ser superados!

Selecionar o transitário correto pode significar a diferença entre clientes satisfeitos e insatisfeitos; uma distribuição eficiente e económica dos seus produtos no estrangeiro ou um manuseamento descuidado e desperdiçador. Em última análise, a sua escolha traduz-se numa maior rentabilidade da empresa ou numa demonstração de resultados repleta de tinta vermelha.

Falo por experiência própria. Depois de quase 30 anos sentado à volta de mesas de conferência, em frente a literalmente dezenas de expedidores, com dimensões que variam desde empresas multimilionárias até empresas com algumas milhões em vendas, e tão diversos como empresas de melhoramento do lar e organizações sem fins lucrativos, acredito que existem parâmetros distintos que, se respeitados, beneficiarão tanto o expedidor como o seu agente de transporte.

Aqui ficam algumas reflexões sobre os critérios necessários para escolher um transitário ou, para usar a terminologia atual do setor dos transportes, um prestador de serviços logísticos.

Pré-negociações
Antes mesmo de iniciar as negociações com o prestador de serviços logísticos sentado do outro lado da mesa de conferência, analise os seus próprios procedimentos de transporte e determine os seus requisitos. Provavelmente já utilizou transitários no passado. Qual era a razão para utilizar os agentes anteriores e essas razões continuam a ser pertinentes?

Quantas remessas o novo agente irá gerir? Serão principalmente por via marítima, aérea ou rodoviária? No caso do transporte marítimo, as suas remessas consistem principalmente em cargas em contentores ou são enviadas como carga geral ou carga pesada? No caso do transporte aéreo, a maior parte da sua carga caberá nas porões dos aviões de passageiros ou terá de viajar na mais dispendiosa configuração do convés principal? Se a sua carga se desloca por estrada, é uma carga completa de camião ou LTL (carga fracionada)? A sua carga destina-se a destinos regionais, nacionais ou internacionais — ou a uma combinação dos três? A sua carga consiste principalmente em carga de alta densidade ou leve — «tijolos» vs «penas»?

Negociações

Não deixe as negociações exclusivamente nas mãos dos seus responsáveis de tráfego, por mais competentes que sejam. Recorra ao conhecimento e à experiência de outros departamentos da sua empresa: finanças, marketing, compras e tecnologias de informação. Inclua também a administração sénior nas negociações para determinar as suas prioridades. Tenha claro para si o que é mais importante no transporte da sua carga: o custo ou o nível de serviço.

É importante que tome a decisão vital acima referida cedo, porque a sua procura é, na verdade, pela combinação certa de serviço e custo. Como expedidor, pretende o que chamo de melhor «equação de valor» nas atuais atividades de produção e distribuição da sua empresa, quer para os elos da sua cadeia de montagem, quer para os seus clientes finais. Muitas vezes sentei-me à mesa de negociações e ouvi diferentes pontos de vista e prioridades do grupo de tráfego de um cliente potencial, apenas para descobrir, dois meses depois, que a administração de topo tinha em mente outros conjuntos de prioridades. Para obter o melhor valor pelo seu investimento em transporte, precisa de conhecer e compreender a sua equação de valor interna — a melhor combinação de tarifas e serviços para a sua empresa. Mais importante ainda, comunique estes valores devidamente ao seu potencial prestador de serviços.

Ao solicitar uma proposta ao transitário, exija uma linguagem clara e precisa na descrição dos seus serviços. Recuse aceitar generalidades vagas. Seja claro quanto ao que a sua empresa espera de um potencial fornecedor. Quanto melhor estiverem definidos os seus requisitos logísticos, melhor e mais específica será a proposta do transitário.

Conheça as instalações físicas do transitário. Possui uma rede de escritórios nacionais e internacionais? Qual é a sua dimensão? As instalações estão localizadas nas áreas dos Estados Unidos e no estrangeiro que cobrem as suas remessas de entrada e saída? Estes escritórios são propriedade e estão sob gestão do transitário, em vez de serem operações de franquia ou agentes totalmente independentes?

Embora a tecnologia desempenhe um papel cada vez mais importante na logística, a qualidade das pessoas atribuídas ao seu negócio continua a ser o fator mais importante para garantir o sucesso do seu programa de cargas. O prestador de serviços logísticos dispõe de uma equipa qualificada e experiente que não só consegue movimentar remessas habituais de forma eficiente e sem complicações, como também tem capacidade para responder a emergências com juízo sensato e ação decisiva?

Esta última capacidade é extremamente importante. A nossa empresa perdeu recentemente um grande negócio porque o nosso cliente acreditou que não tínhamos reagido com rapidez suficiente a uma situação em desenvolvimento. Na verdade, tínhamos a situação sob controlo, mas, infelizmente, o cliente entrou em pânico e não confiou que saberíamos o que fazer, depois de 30 anos a gerir a conta. Portanto, o contrapartido é que, uma vez contratado um prestador de serviços pela sua experiência, confie no seu juízo e não tente gerir o seu serviço de forma minuciosa.

Quantos dos funcionários do seu transitário irão gerir o seu tipo de carga? Qual é o nível de experiência deles? Quantos lidarão diretamente com a sua empresa e quantos serão pessoal de apoio? Onde estarão localizados? As pessoas que gerem principalmente o seu negócio têm experiência e conhecimento do seu setor e, caso contrário, haverá um processo de formação para aprenderem mais sobre a sua organização? Que parte do seu tempo será dedicada à sua empresa em comparação com outros expedidores da sua lista de clientes? De que forma e com que frequência o supervisor da sua conta comunicará com os seus responsáveis de tráfego e outros departamentos pertinentes?

Como contactará o transitário os transportadores para o envio da sua carga? Será por telefone, online ou por e-mail? Uma elevada percentagem de comunicação «sem contacto» ao reservar remessas pode reduzir custos e aumentar a eficiência.

Quais são os transportadores preferenciais do transitário?

São as Maersk, Lufthansa e FedEx do mundo dos transportes ou são companhias aéreas, empresas de navegação e empresas de transporte rodoviário pequenas e marginais?

Desconfie do transitário que afirma que transportadores «baratinhos» lhe poupam dinheiro e são tão bons como os principais transportadores. As suas razões podem ser desonestas, tendo mais a ver com o aumento das suas margens do que com o transporte da sua carga. Dito isto, um grande transportador hoje não significa necessariamente que o serviço seja excelente. Pergunte ao seu transitário por que utiliza determinados potenciais prestadores de serviços em vez da «Marca X». Quanto mais souber sobre um transitário e a sua forma de fazer negócios, melhor compreenderá se o consolidat é adequado para o seu negócio.

Finalmente, o transitário tem capacidade para localizar cada uma das suas remessas a qualquer momento e reportar-lhe esta informação de forma rápida e precisa?

Utiliza a sua própria tecnologia para fornecer esta informação ou recorre a uma empresa de tecnologia terceirizada?

Implementação

Uma assinatura num contrato é apenas o início de uma relação complexa, mas esperemos que satisfatória, com um dos seus principais fornecedores. Não deixe que a relva cresça debaixo dos seus pés para implementar esta nova aliança. Depois de assinar o contrato, peça aos representantes dos departamentos da sua empresa que estarão envolvidos nas operações de carga para se reunirem o mais rapidamente possível com a equipa do transitário atribuída ao seu negócio. Discutam minuciosamente os processos e procedimentos detalhados no novo acordo. Desenvolvam um cronograma de trabalho realista ao qual ambas as partes possam aderir, um cronograma que defina claramente as etapas e responsabilidades de implementação. Circule o cronograma entre os executivos seniores para que possam fazer os seus comentários e avaliação.

Tanto o expedidor como o prestador de serviços logísticos vivem numa sociedade cada vez mais complexa e litigiosa. Escolher o transitário certo ajudará a evitar muitos dos problemas inerentes ao envio de milhões de dólares em carga. Permitirá ao expedidor concentrar a sua atenção em estratégias de gestão abrangentes e não nos pormenores do negócio de movimentar carga.