Procedimentos do Gabinete Administrativo

SSLU002 Procedimentos Administrativos de Escritório 

Os procedimentos administrativos de escritório podem não ser glamorosos, mas são essenciais para o sucesso de qualquer empresa. Um escritório bem gerido reduz falhas de comunicação e ajuda a eliminar erros comuns. Ao tornar o escritório administrativo uma prioridade, estabelecerá políticas e procedimentos claros, com a compreensão e adesão dos colaboradores, o que garante que o seu ambiente de trabalho funcione sem problemas.

Com o nosso curso de  duas horas Procedimentos Administrativos de Escritório , os participantes compreenderão como um manual de Procedimentos Administrativos de Escritório demonstra profissionalismo e eficiência num ambiente organizacional ou de escritório. É também um instrumento excelente para consulta e utilização rápidas. As estratégias e os procedimentos são uma ligação vital entre a visão da empresa e as suas operações diárias.

A conclusão deste curso conferirá 2 Créditos CPD para os requisitos internacionalmente reconhecidos de Desenvolvimento Profissional Contínuo dentro de organizações que operam este tipo de metodologia de desenvolvimento de pessoal.

Plano do curso

Módulo Um: Primeiros Passos

Módulo Dois: Por que razão o seu escritório precisa de procedimentos administrativos

• Continuidade de Negócios & Planeamento de Sucessão
• Requisitos de Auditoria Interna e Externa
• Planeamento de Recuperação
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Três: Reunir as ferramentas certas

• Pasta & Separador de Secções
• Protetores de Folhas
• Pastas de capa a capa
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Quatro: Identificar os procedimentos a incluir

• Registar tarefas durante alguns dias
• Contactar outros colaboradores para obter feedback/ideias
• Anotar as tarefas diárias
• Fazer o acompanhamento utilizando uma folha de cálculo
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Cinco: Os cinco principais procedimentos a registar

• Utilizar um modelo para manter a consistência de um registo para outro
• Ser o mais detalhado possível
• Utilizar pontos em vez de parágrafos
• Pedir a alguém para executar o procedimento
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Seis: O que incluir no seu manual (I)

• Etiqueta telefónica & Escrita empresarial
• Gestão eficaz do tempo
• Organizar reuniões
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Sete: O que incluir no seu manual (II)

• Política de ausências & pausas
• Salários & benefícios
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Oito: Organizar o seu manual

• Criar um índice & listar cada secção (ex: Contabilidade)
• Listar os procedimentos dessa secção
• Manter o manual atualizado com quaisquer novas alterações
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Nove: O que não incluir no guia de procedimentos

• Palavras-passe
• Identificar outras informações confidenciais através do seu empregador
• Armazenar informações numa pasta separada fora do guia
• Encontrar um local seguro para armazenar
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Dez: Partilhar o guia de procedimentos de escritório

• Entregar o guia ao chefe/executivo para revisão
• Informar o pessoal do escritório sobre o guia de procedimentos
• Colocar o guia numa área visível
• Permitir que o pessoal do escritório apresente melhorias/atualizações, se necessário
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão

Módulo Onze: Executar o guia com sucesso

• Criar uma reunião/seminário de uma hora para os colaboradores
• Manter a consistência nos procedimentos
• Informar os colaboradores sobre quaisquer alterações atualizadas
• Manter-se aberto a melhorias
• Estudo de Caso
• Questões de Revisão